Verbesserung von Abläufen im Krankenhaus

Ein Forschungsprojekt des Instituts für Supply Chain und Operations Management zum Wohle der Patienten und Klinikmitarbeiter

 

Während eines Krankenhausaufenthaltes wünschen sich Patienten eine kompetente Behandlung ohne lästige Wartezeiten. Voraussetzung hierzu ist eine genaue Abstimmung zwischen allen Abläufen entlang der Behandlungskette. Jedoch werden in vielen deutschen Krankenhäusern organisatorische Schwächen beobachtet, die einen reibungslos funktionierenden Klinikalltag verhindern. Beispielsweise kommt es in Folge von Visiten und dabei angeordneten diagnostischen und therapeutischen Leistungen, wie zum Beispiel Röntgenuntersuchungen, im Laufe des Vormittags zu Belastungsspitzen. Diese führen zu einem Ungleichgewicht zwischen den vorhandenen Ressourcen (z. B. Klinikpersonal, Geräte) und der Nachfrage, was lange Patientenwartezeiten, steigende Personalbelastung und inneffiziente Ausnutzung von Kapazitäten verursacht. Diese Situation wird durch nicht geplante Untersuchungen wie Notfälle und dringende Maßnahmen noch verschärft. Weitere Ursachen können zudem in einem ungünstigen Einbestellverfahren (z. B. Einbestellen mehrerer Patienten zum gleichen Zeitpunkt) oder in Defiziten bei der Ressourcenplanung (z. B. nicht angemessener Personaleinsatz, ungünstige Öffnungszeiten) begründet sein. Zusätzlich müssen manchmal mehrere Termine in verschiedenen Abteilungen für einen Patienten in möglichst kurzer Zeit koordiniert werden.


Abb. 1: Idealisierte Behandlungskette

Mit dieser Problematik einer optimierten Logistik befasst sich ein aktuelles Forschungsprojekt von Frau Professor Teresa Melo vom Institut für Supply Chain und Operations Management (ISCOM) der htw saar, gemeinsam mit der Medizinischen Fakultät der Universität des Saarlandes (UdS) und dem Universitätsklinikum des Saarlandes (UKS). Das Ziel ist es, organisatorische Maßnahmen zur Glättung von Belastungsspitzen zu entwickeln und damit die anfallenden Tätigkeiten über den Arbeitstag gleichmäßig zu verteilen. Dabei wird die gesamte Prozesskette betrachtet (vgl. Abbildung 1), von der Anordnung einer Untersuchung über die Terminierung, die Buchung des begleitenden Patiententransports, die Durchführung des Transports von der Station zum Funktionsbereich und die Untersuchung bis hin zur Anforderung und der Durchführung des Rücktransports. Dabei spielen die Akteure, nämlich Bettenstationen, Transportdienst und Funktionsbereiche eine wichtige Rolle, da sie die Schnittstellen untereinander beachten müssen.

Durch das zu entwickelnde Steuerungskonzept sollen Verkürzungen der Wartezeiten und reibungslose Abläufe für Patienten erreicht werden, so dass es zu einer gestiegenen Zufriedenheit der Patienten kommt. Außerdem soll die Arbeitsbelastung von Mitarbeitern in Funktionsbereichen reduziert werden, wodurch ihre Zufriedenheit und Motivation steigen werden. Des Weiteren sollen die vorhandenen Ressourcen (Personal, Geräte) effizienter genutzt werden – ein wichtiger Indikator für die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg des Krankenhausmanagements.

Das Projekt, welches eine kooperative Promotion zwischen der htw saar und der UdS beinhaltet, befindet sich in der ersten Phase. Im Rahmen einer empirischen Erhebung wurden die Abläufe zwischen Stationen und der Radiologie als einem klassischen Funktionsbereich am UKS untersucht. Dabei wurden wichtige Informationen über den Ablauf der Terminplanung und -vergabe, Wartezeiten der Patienten, Variabilität in den Untersuchungsdauern, Geräteauslastung und Engpässe im Workflow gewonnen. In der nächsten Projektphase werden Verbesserungspotentiale im Prozessablauf aufgedeckt und Restrukturierungsmaßnahmen erarbeitet. Letztere können an verschiedenen Stellen ansetzen, z. B. bei der Organisation, den Öffnungszeiten von Untersuchungsräumen, dem Personaleinsatz und der Terminplanung. Alle Änderungen in der Ablauforganisation werden am Computer simuliert und auf ihre Praxistauglichkeit untersucht, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Dadurch sollen Erkenntnisse über die Auswirkungen organisatorischer und technischer Maßnahmen auf die Auslastung bzw. den Einsatz von Ressourcen und die Zufriedenheit von Patienten und Mitarbeitern gewonnen werden. Die eingesetzten wissenschaftlichen Methoden umfassen Ansätze des Lean Managements (Lean Hospital) sowie modellgestützte Simulationen und statistische Verfahren. Nicht zuletzt werden Veränderungen, die insbesondere die Mitarbeiter betreffen können, mit Hilfe von Change-Management- Prozessen begleitet.